5 Stufen der Unternehmensdigitalisierung
Ein paar Gedanken vorab
Digitalisierung im Unternehmenskontext – worum geht es da eigentlich? Schon auch darum, Prozesse, die bisher analog liefen, digital abzubilden. Aber: Unterziehen wir bestehende Unternehmensprozesse einer neuen, digitalen Betrachtung, öffnet sich eine viel weitere Perspektive: Dann wollen wir herausfinden, wie bestehende Abläufe durch den Einsatz sinnvoller Technologie verbessert werden können. Oder wie sie sogar durch neue und effizientere Abläufe abgelöst werden können – also komplett erneuert und neu gedacht. Die zentrale Frage ist dann: Wir können wir das Unternehmen als Ganzes verbessern?
Dann meinen wir alle Veränderungen, die Ressourcen einsparen, das Unternehmen oder Teile davon effizienter arbeiten lassen und die dabei helfen, neue Märkte und neue Kundengruppen zu erschließen.
Erst das Ziel, dann der Weg: Digitalisierungs-Ziele
Ohne Ziele ist die beste Digitalisierung nichts. Was können sinnvolle Ziele für Digitalisierung sein, damit sie Nutzen stiftet?
- Besserer Entscheidungen – mit Hilfe von Datenintelligenz: Es ist nicht immer falsch, Unternehmensentscheidungen – unabhängig von Größe und Tragweite – auf Grundlage von Intuition und Erfahrung zu treffen. Aber es ist auch nicht immer richtig. Sobald Vergangenheit und Zukunft nicht mehr vergleichbar sind, weil sie nicht mehr linear verlaufen, Veränderungen disruptiv werden, ist wichtig, Entscheidungen auf der Basis von soliden Daten zu treffen, die solide ausgewertet wurden. Fehler werden minimiert und Anpassungen schnell möglich. Datenintelligenz bedeutet, dass fundierte Daten zeitnah zur Verfügung stehen und damit Entscheidungen schneller und besser getroffen werden können.
- Wirklich und dauerhaft zufriedene Kunden: Kunden mit ihren Bedürfnissen sollten immer im Zentrum von Unternehmensentscheidungen stehen. Erweitern wir Produkte und Dienstleistungen sowie alle Prozesse, mit denen Kunden in Kontakt sind, durch personalisierte Technologie, machen Kunden positivere Erfahrungen. Also ein gutes Kundenerlebnis, über das sie gerne und positiv sprechen. Aber, und das ist für das Unternehmen mindestens genauso wichtig: die Customer Lifetime Value steigt.
- Ressourcen sparen und klug einsetzen – auch personell: Digitalisierung kann auch Automation. Aufgaben werden effizienter, möglichst automatisch oder teil-automatisiert ausgeführt. Unternehmensabläufe sind beschleunigt, und Kapazitäten kommen kreativen Aufgaben und der Weiterentwicklung des Unternehmens zugute. Entwicklung geht voran, weil das Tagesgeschäft weniger Zeit und Geld frisst.
- Wettbewerbsvorteile durch Disruption: Ganz neue Technologie bringt Unternehmen in die Lage, disruptive Produkte selbst zu entwickeln und erfolgreich zu vermarkten. So können sie dem Wettbewerb klar voraus sein. Die aktuelle Zeit erfordert Disruption in vielen Branchen. Unternehmen, die diesen Weg gehen, bringen Neuerungen auf den Markt und begeistern. Wer Pionier am Markt sein will, kann mit Hilfe kontinuierlich überwachter technologischer Weiterentwicklung Produkte entwickeln, die es bisher nicht gab, und diese den Interessen seiner Kunden ständig anpassen – für überdurchschnittlichen Erfolg.
Im nächsten Abschnitt zeigen wir in unserem Modell, welche Möglichkeiten die 5 Digitalisierungsstufen eröffnen. Jede Stufe baut auf der vorherigen auf – mit Ausnahme der fünften, die eine eigene Dynamik hat.
Digitalisierung neu gedacht – die 5 Stufen
Stufe 1: Grundlagen-Digitalisierung:
Digitale Kommunikationswege wie E-Mails und Videokonferenzen, die wesentlichen Dokumente des Tagesgeschäfts im digitales Format. Für die meisten Unternehmen: erledigt.
Stufe 2: Digitalisierung von Steuerungs- und Unterstützungsprozessen:
Software-Standardlösungen sind bei diesem Digitalisierungsschritt angesagt: CRM-Software unterstützt den Vertrieb, firmeninterne Instant-Messagern die Kommunikation, Projektmanagement-Tools die Zusammenarbeit. Ein Gastronomie-Franchise nutzt zum Beispiel eine HR-Software, für den Prozess von Stellenausschreibung bis hin zum Mitarbeiter-Onboarding.
Stufe 3: Digitalisierung von Kernprozessen:
Hier wird es schon innovativ: Wie werden Kernprozesse verbessert, also alles, was unmittelbar dem Unternehmenszweck dient? Also alle Abläufe im Unternehmen, die wichtigen Einfluss auf die Wertschöpfung und den Erfolg des Unternehmens haben. Branchen unterscheiden sich stark darin, welche Prozesse zur Wertschöpfung führen. Darum bringt Standard-Software hier wenig. Je komplexer ein Unternehmen ist, je einzigartiger das Geschäftsmodell, umso stärker blockiert Standardsoftware und umso mehr beflügelt maßgeschneiderte, die die Kernprozesse ganz genau abbildet. Kommunikation wird vereinfacht und beschleunigt, Medienbrüche vermieden, Transparenz über den Status von Abläufen gewonnen, Prozesse (teil)-automatisiert und aussagekräftige Zahlen und Metriken gesammelt. Damit reduziert das Unternehmen Fehler, steigert die Effizienz und trifft infolge verbesserter Metriken bessere Unternehmensentscheidungen für die Zukunft.
Unser Gastronomie-Franchise lässt zum Beispiel eine eigene Software entwickeln, die alle internen Kernprozesse abbildet. Die Zusammenarbeit zwischen Franchise-Geber und Franchise-Nehmer wird optimiert: Kennzahlen müssen nicht mehr händisch erfasst und verschickt werden, sie werden automatisch und in Echtzeit ausgewertet. Entscheidungen können schneller getroffen werden. Mitarbeiter haben weniger Arbeit mit der Übermittlung, es gibt weniger Nachfragen und Korrekturen, und alle wichtigen Infos sind da, wo sie gebraucht werden.
Stufe 4: Autonomie:
Maximal effiziente Prozesse mit minimaler Fehlerquote, reduzierte Ausfallzeiten, optimierte Kosten: Technologie hilft in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, den Autonomitätsgrad des Unternehmens zu maximieren, und die Qualität von Analysen und Prognosen mithilfe von Künstlicher Intelligenz zu verbessern. Neue disruptive Geschäftsfelder anvisiert, zum Beispiel durch Nutzung von Künstlicher Intelligenz und Blockchain-Technologie. Blockchain-Technologie bietet enormes Potenzial in punkto Dezentralität und Transparenz, Künstliche Intelligenz ermöglicht, Prozesse zu automatisieren, die bislang händisch erfolgen mussten. Das Potenzial dieser Stufe ist vielschichtig und variiert je Unternehmen stark, die Entwicklungschancen riesig, oft Quantensprünge. Kaum ein Unternehmen macht gegenwärtig von den Chancen dieser Stufe Gebrauch.
Unser Gastronomie-Franchise kann hier eine individuell entwickelte Künstliche Intelligenz nutzen, die anhand von erhobenen Daten akkurate Prognosen über die zu erwartende Auslastung der einzelnen Niederlassungen erstellt. Personalbedarf wird ideal abgeschätzt, die Personalquote optimiert. Komplexe Korrelationen zur Messung der Rentabilität von Marketing-Maßnahmen können evaluiert werden und führen zu strategischen Veränderungen.
Stufe 5: Disruption
In Disruption gipfelt der Prozess der Digitalisierung. Disruption schließt nicht an einen linearen Prozess an, sie bricht mit allen alten Regeln und führt dazu, dass etwas vollkommen Neues entsteht. Diese Stufe ist nach oben hin offen, und sie wird uns in den kommenden Jahren zu Möglichkeiten führen, die wir uns heute noch gar nicht vorstellen können. Denn genau hier liegt der Kern disruptiver Prozesse: Sie denken komplett neu und schaffen Produkte und Strukturen, die bisherige ersetzen und das Erschließen neuer Welten möglich machen. Gerade für diese Stufe reicht es nicht, das neuste technische Know-How zu besitzen. Disruptive Prozesse entwickeln sich im Zusammenspiel zwischen technischen Entwicklungen und höchster Kreativität, Experimentierfreude, einem offenen Mindset und mutigen Visionen. Entwickelt ein Unternehmen zum Beispiel ein disruptives Produkt, verändert es den gesamten Markt nachhaltig und übernimmt die Führungsrolle, ganz egal, wo es dort bisher gespielt hat.
Nochmal kurz zum technischen Aspekt:
Was sind die Enabler-Technologien der Digitalisierung?
Für die ersten beiden Digitalisierungsstufen: handelsübliche Drittanbieter-Software. Für Stufe 3 und 4: individuelle Software-Entwicklungsleistungen. Stufe 5 kombiniert State-of-the-art-Technik mit visionärem und unternehmerischen Denken.
Zum Einsatz können Mobile Apps und Webseiten kommen (für prozessunterstützende, firmeninterne oder öffentliche kundenzentrierte Zwecke), die Analyse und Datenauswertung/Datenveredelung durch Big Data (Data Mining, Data Science), die Automation von Prozessen und Vorhersage von Ereignissen mittels Machine Learning und Künstlicher Intelligenz, die Tokenisierung von Assets oder das Schaffen dezentraler, transparenter Systeme mithilfe von Blockchain-Technologie. Weitere Technologien werden künftig dazukommen.
Jede Technologie wird wiederum zu verschiedenen Zwecken eingesetzt. So kann die Entwicklung einer App einerseits eine zentrale Komponente des Kerngeschäfts darstellen (E-Commerce-App eines Online-Händlers), genauso gut kann eine App als eine Art ergänzendes digitales Produkt fungieren (Maschinenbauer entwickelt App um Unternehmen der gesamten Wertschöpfungskette miteinander zu vernetzen ) Eine App kann jedoch auch als firmeninternes Hilfsmittel agieren um das gesamte Personal an das interne, digitale Rückgrat, also den Unternehmensprozessen “anzuschließen”.
Und zum Schluss noch ein paar Beispiele:
Fall 1: Das Erschließen neuer Geschäftsfelder durch Anbieten ergänzender digitaler Produkte und Dienstleistungen
- Ein Hersteller von professionellen Reinigungsmaschinen ergänzt seine Geräte mit GPS und intelligenter Software. Dadurch reduziert sich die Zahl der Diebstähle erheblich.
- Ein Hersteller von Windrädern betreibt ein digitales Informationsportal, das es Interessierten ermöglicht, attraktive Standorte für neue Windräder zu finden.
Fall 2: Die Verkaufssteigerung durch das Erschließen digitaler Marketing- und Vertriebskanäle:
- Ein traditioneller Tee-Großhandel entwickelt eine eigene E-Commerce-Plattform um den Bezug von Waren seiner B2B-Kunden zu vereinfachen.
- Eine Steuerberatungskanzlei teilt wertvolles Steuerwissen in verständlicher Form auf Sozialen Netzwerken und gewinnt dadurch zahlreiche Mandanten
Fall 3: Die Steigerung der Betriebseffizienz und (Teil)Automatisierung von ressourcenintensiven Prozessen
- Ein Franchise digitalisiert alle wesentlichen internen Prozesse und verknüpft alle angeschlossenen Systeme (Kassensystem, Reservierungssystem, …). Dadurch verschlankt sich der Kommunikationsbedarf zwischen Franchisenehmer und Franchisegeber (vormals via Whatsapp und Telefon, jetzt via firmeninterner App), Controlling des FG erhält jetzt dank digitaler Übermittlung aller relevanten Kennzahlen auf in Echtzeit wesentliche Kennzahlen, die interne AI stellt Vorhersagen über die zu erwartende Auslastung je Standort her um die Personalquote zu optimieren, Bestellungen werden bei Lieferanten teil-automatisiert getätigt, Support-Anfragen von Nehmer an Geber haben sich drastisch reduziert infolge einer AI die den Großteil wiederkehrender und üblicher Anfragen automatisch und qualifiziert beantwortet
