… und wie Sie Ihr KI-Projekt zum Erfolg führen. So klappt der Weg vom Test zum produktiven Betrieb.
Ein funktionierender Pilot ist kein produktives System
Viele KI-Projekte beginnen vielversprechend: Im Workshop entstehen gute Ideen, der Pilot zeigt gute Ergebnisse und die Präsentation überzeugt das Management. Und trotzdem ist das Projekt ein paar Monate verschwunden. Das heißt nicht automatisch, dass die Technik versagt hat. Meist hat sie genau das gemacht, was im Piloten erwartet wurde. Gescheitert ist hingegen der Übergang in den operativen Betrieb.
Warum ist das so? Unsere Erfahrung zeigt: meist liegt das daran, das für den Piloten und den eigentlichen Betrieb nicht die Gleichen Fragen beantwortet werden müssen. Der Pilot zeigt, ob eine technische Lösung grundsätzlich funktioniert. Für den Betrieb reicht das aber nicht. Da muss zusätzlich geklärt sein, ob die Lösung einen messbaren wirtschaftlichen Nutzen hat, ob sie in bestehende Abläufe passt, und ob für sie überhaupt ein Budget da ist – und aus welchem Budget sie bezahlt werden soll.
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1. So wählen Sie Anwendungsfälle am besten aus
Besonders attraktiv sind Piloten, die sich schnell demonstrieren lassen und die in einer Präsentation beeindrucken. Aber eine gute Demo ist nicht immer auch ein guter Anwendungsfall.
Vor dem Start sollte deshalb eine einfache Frage beantwortet werden: Welche konkrete Tätigkeit entfällt oder verändert sich, wenn die Lösung produktiv eingesetzt wird? Lässt sich darauf keine klare Antwort geben, fehlt der Bezug zum realen Prozess. Ein Pilot mag beeindrucken, bringt dem Unternehmen aber nichts.
Ebenso wichtig sind geeignete Erfolgskriterien. „Es funktioniert“ ist lediglich eine technische Aussage. Für eine betriebliche Entscheidung braucht es messbare Größen wie eine verkürzte Bearbeitungszeit oder eine geringere Nacharbeitsquote. Dafür muss man den Ausgangszustand kennen – vor Projektstart. Wer vorher nicht misst, kann später kaum belegen, welchen Effekt die KI tatsächlich hatte.
2. Die Verantwortung für die Projekte gehört in die Fachabteilung
Die meisten Piloten starten in der IT oder in Innovationsteams. Das ist organisatorisch naheliegend, führt aber zu Problemen, wenn die spätere Fachabteilung erst nach Abschluss des Tests einbezogen wird. Dort bedeutet eine neue Lösung nämlich zunächst zusätzliche Arbeit: Prozesse ändern sich, Schulungen werden nötig und Unsicherheit entsteht. Der Nutzen zeigt sich häufig erst später.
Deshalb braucht jeder Pilot früh einen klar benannten Verantwortlichen aus der Linie. Entscheidend ist, dass diese Person den betroffenen Prozess bereits heute verantwortet und den späteren Erfolg in den eigenen Kennzahlen sieht. Ohne eine solche Verankerung bleibt ein technisch erfolgreicher Pilot leicht ein isoliertes Projekt.
3. Die „letzte Meile”
Der Pilot konzentriert sich meist auf den Normalfall. Der operative Alltag besteht dagegen aus Ausnahmen, Sonderregeln und Abhängigkeiten. Für den produktiven Einsatz müssen deshalb bestehende Systeme angebunden, Rechte und Rollen geregelt und Fehlerfälle definiert werden. Außerdem müssen Schulungen stattfinden und angrenzende Prozesse an die neue Arbeitsweise angepasst werden.
Die letzte Meile macht deshalb die meiste Arbeit und wird meist unterschätzt. Wer nur die technische Kernfunktion plant, macht die Rechnung ohne den Wirt und wird wahrscheinlich eine Menge Gegenwind aus der Fachabteilung bekommen, die die Zeche dann zahlen muss.
4. Der Betrieb der neuen KI braucht auch ein eigenes Budget
Auch die Finanzierung kann den Weg eines guten Piloten stoppen. Testprojekte werden oft aus Innovations- oder Projektbudgets bezahlt. Diese Budgets sind dafür vorgesehen, etwas auszuprobieren – aber nicht dafür, eine Lösung dauerhaft zu betreiben.
Für den produktiven Einsatz braucht es deshalb früh eine laufende Budgetposition. Besonders kritisch wird es, wenn ein Pilot erst nach Abschluss der jährlichen Budgetplanung erfolgreich ist. Dann kann das Projekt trotz Zustimmung und guter Ergebnisse ins Leere laufen, weil für das Folgejahr kein passender Etat vorgesehen wurde.
Betrieb von Anfang an mitplanen
Vor jedem KI-Piloten sollten daher vier Punkte geklärt sein: Welches konkrete Ergebnis soll verbessert werden? Wer in der Fachabteilung übernimmt später die Verantwortung? Was ist für Integration, Rechte, Fehlerbehandlung und Prozessanpassungen nötig? Und aus welchem Budget wird der laufende Betrieb finanziert?
Diese Fragen reduzieren oft die Zahl der Piloten beträchtlich. Wir finden: Das ist kein Nachteil. Wenige Anwendungen, die am Ende auch produktiv eingesetzt werden, schaffen mehr Wert als eine große Zahl überzeugender Tests, die nie den Weg in den Alltag finden. Der operative Betrieb ist deshalb keine Frage für das Ende eines KI-Projekts. Er gehört an seinen Anfang. Wenn Sie Wissen wollen, wie man das am besten macht, sprechen Sie mit unseren KI-Profis.
